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On nous pose souvent la question. La réponse honnête est que les deux suites conviennent à la plupart des PME, et que changer coûte plus cher que de bien régler ce qu’on a. Voici comment trancher quand on part de zéro, ou quand la messagerie actuelle ne suffit plus.
Ce qui est pareil
Adresses à votre nom de domaine, agendas partagés, stockage en ligne, édition de documents à plusieurs, visioconférence, applications sur téléphone. Prix comparables : de quelques francs à une vingtaine de francs par utilisateur et par mois selon le plan. Double authentification et outils d’administration des deux côtés.
Quand Microsoft 365 s’impose
- Vous travaillez dans Word, Excel et Outlook, et vos clients vous envoient des fichiers Office
- Votre logiciel métier (comptabilité, gestion, plans) s’appuie sur Outlook ou Excel
- Vous voulez gérer aussi les postes Windows depuis la même console
- L’hébergement des données en Suisse compte pour vous : Microsoft exploite des centres de données en Suisse et y conserve les données principales des comptes créés ici
Quand Google Workspace convient mieux
- L’équipe vit dans le navigateur et n’a pas d’attachement à Office
- Vous travaillez beaucoup à plusieurs sur les mêmes documents, en même temps
- Le parc mélange Mac, Windows et Chromebook
- Vous préférez une administration plus simple, quitte à avoir moins de réglages
Pour l’emplacement des données, Google permet de choisir une région, l’Europe par exemple, sur certains plans. À vérifier selon vos obligations.
Ce qui compte plus que le choix
Une suite mal réglée est dangereuse, quelle qu’elle soit. Dans les deux cas : double authentification pour tous, protection du nom de domaine contre l’usurpation (SPF, DKIM, DMARC), droits de partage vérifiés, comptes fermés le jour d’un départ, et une sauvegarde indépendante. Ni Microsoft ni Google ne restaurent un dossier supprimé il y a six mois.
Et la protection des données ?
La nLPD n’interdit pas ces services. Elle demande de savoir où sont les données, d’avoir un contrat de sous-traitance (les deux le proposent) et de prendre des mesures de sécurité appropriées. Pour des données sensibles, de santé par exemple, l’emplacement et le chiffrement méritent un examen particulier.
Mélanger les deux ?
C’est possible, rarement souhaitable : deux agendas, deux endroits où chercher un fichier, deux factures. Mieux vaut en choisir une et bien l’utiliser.
En résumé : partez de vos logiciels et de vos habitudes. Nous mettons en place et gérons les deux ; la migration se fait un soir, sans perdre un e-mail.